Чат-бот для быстрого старта в компании: опыт производства ГЕРОФАРМ

ГЕРОФАРМ - наукоёмкое производство. Для эффективной работы необходимо наличие у сотрудников ряда уникальных знаний и навыков, не присущих другим компаниям. Таким образом, обучение узкоспециализированным навыкам возможно только своими ресурсами. Для этого на производственных площадках мы активно развиваем институт наставничества.

Однако, при анализе сроков закрытия программ обучения, мы выяснили, что в 15% случаев срок изучения программы продлевается.
Проблематика: чтобы получить допуск к самостоятельной работе, стажеру необходимо в короткий промежуток времени изучить СОП (Standard Operating Procedure), которые представляют собой текстовые документы в большом объеме.

При необходимости уточнить какую-либо информацию, содержащуюся в инструкции, стажер испытывает ряд затруднений:
1. Стандарт GMP (международный стандарт, устанавливающий требования к производству и контролю качества на фармацевтических предприятиях ) исключает возможность нахождения документации в производственных помещениях;
2. Большой объем текста требует времени на поиск ответа, тогда как информация нужна «здесь и сейчас»;
3. Т.к. технологии производства уникальны, информацию невозможно найти в интернете;
4. Наставник большую часть рабочего времени курирует стажера, тем не менее, на разных этапах обучения есть рабочие задачи, которые стажер выполняет самостоятельно.

В ГЕРОФАРМ, следуя принципам человекоцентричности, обучение и развитие не рассматриваются отдельно от заботы о сотрудниках. Это значит, что для овладения новыми навыками, сотрудник может проходить обучение тогда, когда есть возможность, и в наиболее удобном формате, не жертвуя своим личным временем и не преодолевая физически длинный путь к знаниям.

Период реализации: 2022/2023 год
Команда: ведущий менеджер по обучению и развитию, специалист по дистанционному обучению, 6 наставников производственного отделения, ведущий технолог.

Цели проекта:
1. Адаптировать программы первичного обучения под потребность бизнеса и рабочие условия стажера;
2. Минимизировать количество ошибок стажера, соответственно, репутационные и финансовые риски компании;
3. Сократить срок выхода стажера на самостоятельную работу, оптимизировать затраты на обучение персонала.
Наставники предложили идею и самостоятельно реализовали ее: создали для первичного обучения чат-бот, где пошагово описаны все стандартные процедуры и технологии, с которыми знакомится стажер. На данный момент чат-боты широко используются в разных сферах бизнеса. В их основе – заранее прописанные сценарии, благодаря которым бот может сразу давать нужный ответ. Однако, на рынке информационных услуг не представлено решений, которые можно кастомизировать и использовать на производстве для изучения технологии.

Преимущества решения:
• Минимизируем риск утечки информации;
• Сохраняем уникальные знания внутри компании;
• Предоставляем ответ «здесь и сейчас»;
• Можем использовать в корпоративной LMS;
• Видим статистику по наиболее проблемным точкам;
• Можем использовать, соблюдая GMP;
• Управление интуитивно понятно, не требует специальных знаний.

Результаты в указанном подразделении:
• 100% программ первичного обучения закрыты в срок;
• Сокращены затраты на обучение (рабочее время наставника);
• Уменьшена текучесть на исп.сроке (стажер испытывает меньше стресса при вхождении в должность);
• Нет ошибок по вине производственного персонала и дисциплинарных взысканий у сотрудников на испытательном сроке.

Кроме того, согласно результатам опроса Института статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ (2021), только 6,3% работников российских компаний предлагают идеи по улучшению бизнес-процессов или качества продукции, причем, почти в половине случаев это предусмотрено должностными обязанностями сотрудника.

В рамках этого проекта мы способствуем максимальной самореализации наставников, создаем корпоративную среду, в которой пользовательский опыт разрабатывается как главный драйвер лидерства, что является основной целью человекоцентричного подхода.

Эффективность для бизнеса

• Персонал выходит на плановые показатели произв-ти в срок
• На 20% сокращено время наставника на обучение стажеров
• Текучесть на исп. сроке сведена до 0%
• Аттестация сотрудников по окончанию исп. срока– 100%